Der perfekte Start – Maßnahmen für dein Onboarding-Konzept

Der neue Mitarbeiter ist eingestellt. Alle im Team sind glücklich und voller Erwartung auf die produktive, künftige Zusammenarbeit. Nutze diese Vorfreude und bereite dich, dein Unternehmen aber auch die Kollegen auf diese Situation vor. Im Fachjargon spricht man auch vom Onboarding des neuen Mitarbeiters. Doch was genau gehört alles dazu und welche Tipps und Tricks kann ich dir heute geben, dass dein Onboarding professionell und effizient für beide Seiten wird – sowohl für deinen Betrieb als auch für den neuen Kollegen? Schließlich möchtest du ja, dass sich der neue Mitarbeiter wohl fühlt und mit voller Energie richtig durchstarten kann.

Der Recruiting-Prozess deiner Stellenbesetzung ist mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters noch nicht beendet. Jetzt geht es erst richtig los. Gemeinsam müsst ihr in der Probezeit schauen, ob die Entscheidung richtig war, gegenseitige Erwartungen erfüllt werden und fachliche Qualifikationen für die Arbeit in der Praxis vorhanden und ausreichend sind.

 

Das Willkommens-Paket

Neben einem frisch duftenden Blumenstrauß auf dem Schreibtisch, kannst du dem Neuankömmling ein schönes Willkommenspaket mit allen wichtigen Informationen über dein Unternehmen bereit stellen. Darin kannst du Wissenswertes über die Struktur, Produkte, Dienstleistungen und die Geschichte deines Unternehmens zusammenfassen. Falls du möchtest, kannst du dieses „Paket“ auch digital vor dem ersten Arbeitstag dem neuen Kollegen zuschicken.

Zu deinem Vorteil brauchst du das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Es dient dir aufgrund seiner allgemeinen Informationen für jeden neuen Mitarbeiter, ganz egal aus welcher Abteilung. Achte allerdings darauf, dass du es in regelmäßigen Abständen auf Neuerungen überprüfst.

 

Ein Mitarbeiterhandbuch erleichtert die Einarbeitung

Schneller und unkomplizierte verläuft die Einarbeitung, wenn du sie mit einem Handbuch unterstützt. Das kannst du dem neuen Mitarbeiter entweder per Mail zukommen lassen und du legst es zugänglich für alle Beteiligten im hauseigenen Intranet ab. Fragen wie: Welche Kernarbeitszeiten gibt es? Wo finde ich die Datenschutzbestimmungen? Gibt es jemand im Unternehmen, der sich um technische Probleme kümmert? kannst du in diesem Buch praktisch aufbewahren.

 

Ein Ansprechpartner an die Seite stellen

Vielleicht hast du selbst schon einmal diese Situation erlebt. Voller Vorfreude kommst du hoch motiviert im neuen Unternehmen an. Leider fühlt sich aber niemand so richtig zuständig für dich. Du bist frustriert und verbringst deinen ersten Arbeitstag mehr oder weniger planlos vor deinem Schreibtisch. So oder so ähnlich darf ein gutes Onboarding auf keinen Fall sein!

Weise einem der Mitarbeiter die Aufgabe der Ganztagesbetreuung für den neuen Mitarbeiter zu. Er kann beispielsweise mit einem Rundgang durch die Firma beginnen und die ersten Aufgaben erklären bzw. betreuen.

 

Ein perfekter Arbeitsplatz wirkt Wunder

Bereite dem neuen Mitarbeiter ein schönes Plätzchen vor und achte darauf, dass sein Schreibtisch mit allen notwendigen Utensilien ausgestattet ist. So fühlt sich der Neuankömmling gleich wie zuhause. Achte darauf, dass der PC mit allen wichtigen Programmen und Benutzerkonten auf seinen Namen eingerichtet ist. Ebenfalls sollten die Passwörter für alle Programme erstellt sein.

Stelle sicher, dass sämtliche Schlüssel oder Zugangskarten für den neuen Kollegen persönlich bereit liegen. Eventuell solltest du dich auch um einen Firmenwagen oder Firmenhandy rechtzeitig kümmern. Besonders originell kann es sein, wenn du ihm auf seinem Schreibtisch bereits die ersten Firmenvisitenkarten mit Namen zurecht legst.

 

Lass dein Team teilhaben

Informiere dein Team rechtzeitig über die Neuankunft des Teamkollegen. Bespreche gemeinsam mit ihnen welche Aufgaben auf den Neuen im Team zukommen werden und wo du vielleicht Unterstützung aus dem Team benötigst. Hilfreich kann es sein, wenn du jedem Teammitglied eine eigene Aufgabe in Bezug auf das Onboarding zukommen lässt. So bindest du alle mit ein, dass die Einarbeitung zum Erfolg wird und stärkst das Zusammengehörigkeitsgefühl untereinander.

 

Stelle dem Neuankömmling einen Mentor zur Seite …

Der Mentor wird während der Einarbeitungszeit der erste Ansprechpartner des neuen Kollegen werden. Das ist wichtig, denn dein Mitarbeiter braucht eine Hand an der er sich festhalten kann. Er kann Aufgaben delegieren und begleiten und ist auch in allen weiteren Fragen die zentrale Ansprechperson. Besonders geeignet sind hierfür Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen tätig sind, denn sie kennen die Firmenkultur in und auswendig. Ein Mentor ist ebenfalls dafür zuständig den neuen Kollegen in die informellen Parts des Unternehmens einzuführen. Er kann ihn beispielsweise darauf hinweisen wo sich viele Mitarbeiter zum gemeinsamen Mittagessen treffen oder lädt ihn zu after-work-partys ein.

 

… und überprüfe sie regelmäßig in Feedbackgesprächen

Ein erstes dieser Gespräche solltest du nach vier Wochen einplanen. Jetzt kann eventuell die Probezeit schon rum schauen und ein Rückblick auf die vergangene Zeit ist lohnenswert. Sei großzügig mit Lob, weise aber auch darauf hin, wenn Verbesserungsbedarf besteht.

Abschließen kannst du das Gespräch, indem du den Mitarbeiter nach seinen Wünschen, Erfahrungen und Erwartungen für die nächsten Monate frägst. Die nächsten Treffen solltest du im zwei-, oder vierwöchigen Turnus ansetzen, um deinen Mitarbeiter gerade zu Beginn eng zu betreuen. Nach etwas drei Monaten hast du einen Großteil der Einarbeitung erfolgreich umgesetzt.

Was sind deine Erfahrungen im Onboarding? Wie viel Zeit planst du für eine erfolgreiche Einarbeitung ein und welche Tipps gibst du in deinem Team weiter?

Ich bin gespannt auf deine Kommentare.

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